DMS (Document Management Systeem): dé beste uitleg

Pro-aQt is een digitaal document management systeem (DMS) dat speciaal is ontwikkeld voor kwaliteitsmanagement. Het systeem helpt organisaties om hun documenten op een efficiënte en effectieve manier te beheren, waardoor ze kunnen voldoen aan de eisen van verschillende kwaliteitsmanagementsystemen (QMS), zoals ISO 9001, BRC of HKZ

Met Pro-aQt kunnen organisaties hun procesbeschrijvingen en bijbehorende documenten eenvoudig ontwikkelen, opslaan, bekijken, delen en bewerken. Het systeem biedt ook een aantal functies die specifiek zijn ontworpen voor kwaliteitsmanagement, zoals:

• Efficiënter documentbeheer, door middel van de ingebouwde versiecontrole heb je hier geen omkijken meer naar.
• Aantoonbare naleving van norm- en kwaliteitseisen.
• Kwaliteitsregistraties door middel van digitale formulieren.
• Verbeterde rapportage, op jouw dashboard zie je door middel van grafieken direct wat de staat is van jouw QMS.
• Auditors kunnen hun eigen toegang krijgen waarmee ze de documenten kunnen bekijken, maar niet aanpassen.
• Gebruiksgemak, na een korte instructie kun je zelfstandig aan de slag.
• Cloud-gebaseerd, je kunt niet alleen op elke locatie aan de slag, maar ook het updaten en backups hoef je je niet mee bezig te houden.

In dit artikel wordt met name de achtergrond van een document management systeem nader toegelicht.

DMS (document management system)

In elk bedrijf waar (digitale) informatie een cruciale rol speelt, is het beheren van documenten en gegevens een voortdurende uitdaging. Een Document Management Systeem (DMS) is de oplossing voor het beheren van bestanden, met als gevolg:

1. 1. Gestroomlijnde processen
   2. Beter teamwork
   3. Verhoogde productiviteit

1.  

1.  

De Pro-aQt applicatie bevat de functies van een document management systeem dat speciaal is ontworpen voor kwaliteitsmanagement. De applicatie helpt organisaties om hun procesbeschrijvingen en bijbehorende documenten op een centrale plek te ontwikkelen, te ordenen en te delen. Hierdoor kunnen organisaties hun kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) efficiënter en effectiever beheren.

Wat is een DMS?

Een document management systeem is een softwaretoepassing die is ontworpen om het maken, organiseren, opslaan, beheren en delen van digitale documenten binnen een organisatie te vergemakkelijken. Binnen de DMS van Pro-aQt zijn alle relevante kwaliteitsmanagement bestanden terug te vinden. Het DMS fungeert als een gecentraliseerde en gestructureerde hub – een soort van intranet, waarin gebruikers elektronische bestanden, documenten en andere content kunnen opslaan, terugvinden en beheren.

De belangrijkste functies van een DMS zijn:

• opslag en archivering
• versiebeheer
• zoekfunctionaliteit
• samenwerking
• goede beveiliging
• integratie met andere softwaretoepassingen

Feitelijk automatiseer je met de Pro-aQt applicatie het beheer van de procesbeschrijvingen en documenten welke nodig zijn voor certificering en is daarmee een document beheer systeeem voor een kwaliteitsmanagement.

Voor wie is een DMS bedoeld?

De functionaliteiten van het DMS binnen de Pro-aQt applicatie zijn bedoeld voor bedrijven die hun kwaliteitsmanagementsysteem op een centrale plek willen organiseren en beheren. Deze bedrijven kunnen daardoor makkelijk aantoonbaar richting de certificerende instelling laten zien welke zaken ze hebben geregeld t.a.v. van de normeisen.

Waarom is documentbeheer belangrijk?

Een goed ingericht document management systeem zal bijdragen aan het optimaliseren van bedrijfsprocessen en het verbeteren van de efficiëntie van een organisatie.

1. Een DMS biedt een (schaalbare) georganiseerde en gestructureerde manier om documenten te ontwikkelen, op te slaan en te beheren. Dit zorgt ervoor dat medewerkers snel en gemakkelijk de benodigde informatie kunnen vinden, wat de productiviteit en besluitvorming versnelt.
2. Vermindering van papiergebruik door over te stappen op digitale documentatie. Dit draagt ook nog eens bij aan milieubewustzijn en duurzaamheid.
3. Gegevens kunnen op een veilige manier worden opgeslagen en toegankelijk worden gemaakt voor geautoriseerde gebruikers. Dit vermindert het risico op gegevensverlies, datalekken of ongeautoriseerde toegang tot vertrouwelijke informatie.
4. DMS-systemen bevorderen samenwerking tussen teamleden doordat ze documenten gemakkelijk kunnen ontwikkelen, delen, bewerken en gezamenlijk aan projecten kunnen werken. In combinatie met versiebeheer werk je altijd met de meest actuele informatie. Dit bevordert teamwork en kennisdeling binnen de organisatie.
5. Een DMS kan helpen bij het bijhouden van alle vereiste kwaliteitsdocumenten en het aantonen van naleving bij audits. Voor veel organisaties is de aantoonbaarheid in naleving van regelgeving en normeisen cruciaal.

Wat levert een DMS systeem op?

Een goed geïmplementeerd document management systeem levert talrijke voordelen op voor een organisatie. Enkele van de belangrijkste opbrengsten zijn de algehele efficiëntie, productiviteit en beveiliging van een organisatie verbeteren.

DMS in de praktijk: uitdagingen en oplossingen

DMS-implementatie in de praktijk kan zeker uitdagingen met zich meebrengen. Door proactief met deze uitdagingen om te gaan en passende oplossingen te implementeren, kunnen organisaties toch optimaal profiteren van de voordelen die het biedt.

Hieronder zijn 4 veelvoorkomende uitdagingen beschreven die organisaties kunnen tegenkomen bij het gebruik van een Document Management Systeem, samen met mogelijke oplossingen:

1. Acceptatie door Gebruikers

Het kan een uitdaging zijn om medewerkers te overtuigen van de voordelen van het nieuwe systeem en hen te laten overstappen van hun vertrouwde werkwijzen.

Oplossing: Investeer in een uitgebreid trainingsprogramma om gebruikers vertrouwd te maken met het DMS en de voordelen ervan te demonstreren. Ook is het belangrijk om het management en sleutelpersonen te betrekken bij het promoten van het gebruik van het DMS. Een gebruiksvriendelijke interface kan ook helpen in de acceptatie.

2. Gegevensmigratie

Het overzetten van bestaande documenten naar het DMS kan tijdrovend en complex zijn, vooral als er veel ongestructureerde data is.

Oplossing: Plan een gedegen gegevensmigratieproces en zorg voor grondige gegevensreiniging en -organisatie voordat je begint met de migratie. Werk eventueel samen met experts om het proces soepel te laten verlopen.

3. Beveiliging en toegangsbeheer

Het waarborgen van de veiligheid van vertrouwelijke documenten en het beheren van toegangsrechten voor verschillende gebruikers kan een uitdaging zijn.

Oplossing: Implementeer sterke beveiligingsmaatregelen, zoals encryptie, meervoudige authenticatie en strikte toegangscontrole. Stel duidelijke beleidsregels op voor het beheer van toegangsrechten en zorg voor regelmatige beoordelingen.

4. Integratie met bestaande systemen

Integratie van het DMS met bestaande softwaretoepassingen kan complex zijn, vooral als er meerdere systemen zijn die met elkaar moeten communiceren.

Oplossing: Werk samen met leveranciers om te zorgen voor naadloze integratie tussen het DMS en andere bedrijfskritische systemen. Overweeg het gebruik van API’s om gegevensuitwisseling te vergemakkelijken. Goed onderhoud en ondersteuning zorgt er vervolgens voor dat het systeem optimaal blijft functioneren.

Wat is een DMS bestand?

Een “DMS-bestand” is geen specifiek bestandstype of formaat op zich. Wanneer mensen verwijzen naar een “DMS-bestand”, bedoelen ze meestal een document dat is opgeslagen en beheerd binnen een document management systeem. Dit kan een breed scala aan bestandstypen omvatten, zoals:

• Tekstbestanden (.docx, .txt, .rtf)
• Spreadsheet-bestanden (.xlsx, .csv)
• Presentatiebestanden (.pptx, .ppt)
• PDF-bestanden (.pdf)
• Afbeeldingsbestanden (.jpg, .png, .gif)
• Video- en audiobestanden (.mp4, .mp3)
• Etc.

Deze bestanden worden georganiseerd en opgeslagen in mappen en categorieën binnen het DMS, en ze kunnen worden geïndexeerd en geassocieerd met metagegevens om gemakkelijk te worden teruggevonden via zoekopdrachten en filters.

Welke DMS systemen zijn er en wat past bij mijn organisatie?

Er zijn talloze document management systemen op de markt, elk met verschillende functies en mogelijkheden. De keuze voor het juiste DMS hangt af van de specifieke behoeften, grootte en complexiteit van jouw organisatie. Enkele bekende DMS-systemen zijn SharePoint (Microsoft), Google Workspace (voorheen G Suite) en Dropbox Business.

Het is essentieel om eerst de specifieke vereisten van jouw organisatie te identificeren voordat je een DMS kiest. Overweeg factoren zoals de grootte van jouw organisatie, het aantal gebruikers, de gewenste functionaliteiten, integratiemogelijkheden, budget en beveiligingsvereisten. Vaak kan je demo’s bekijken of aanvragen, proefversies testen en referenties controleren voordat je een definitieve keuze maakt.

Wat kost een DMS systeem?

Over het algemeen kunnen de kosten van een document management systeem variëren van enkele duizenden euro’s tot tienduizenden euro’s, afhankelijk van de complexiteit en schaal van het systeem en de vereisten van jouw organisatie. Verschillende factoren, zoals de omvang van de organisatie, het aantal gebruikers, de gewenste functionaliteiten en het type DMS (on-premises of cloudgebaseerd) hebben invloed op de prijs.

Aspecten die bepalend zijn voor de kosten van een DMS zijn licentiekosten, implementatiekosten, onderhoudskosten, opslagkosten en integratiekosten. Eventueel kan er geïnvesteerd worden in opleidingskosten voor het trainen van jouw medewerkers om het DMS effectief te gebruiken.

De implementatie van een DMS

De implementatie van een document management systeem is een belangrijk proces dat zorgvuldige planning en aandacht voor detail vereist. Door zorgvuldig te plannen en een gestructureerde aanpak te volgen, kan een succesvolle implementatie worden gegarandeerd, wat uiteindelijk zal bijdragen aan het verbeteren van documentbeheer en het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Met de volgende 10 fases kan je rekening houden:

1. Behoefteanalyse
2. Selectie van het juiste DMS
3. Planning
4. Gegevensvoorbereiding
5. Gegevensmigratie
6. Configuratie en aanpassing
7. Training
8. Implementatie en testen
9. Feedback en optimalisatie
10. Ondersteuning en onderhoud

Wil je meer weten over Pro-aqt?

Neem dan contact met ons op voor een gratis demo of neem een kijkje op ons YouTube kanaal