Processen, documenten en registraties borgen? Dat vraagt om meer dan een map vol documenten of een gedeelde schijf met verspreide bestanden. Met een digitaal managementsysteem beheer je al je processen, documenten en registraties vanuit één centrale omgeving. Overzichtelijk, actueel en toegankelijk voor iedereen die het nodig heeft.
De Pro-aQt applicatie helpt organisaties om hun managementsysteem beter beheersbaar te maken. Het systeem past zich aan jouw organisatie aan, niet andersom.
Wat is een digitaal managementsysteem?
Een managementsysteem is een raamwerk van processen en procedures waarmee jouw organisatie haar doelen behaalt. Het brengt structuur aan in alles wat je doet: van financiën en operaties tot human resources en kwaliteitsborging. In plaats van losse documenten, aparte lijstjes en verspreide informatie, werk je vanuit één centrale aanpak: efficiënter, overzichtelijker en beter beheersbaar. Benieuwd naar het verschil tussen een kwaliteitsmanagementsysteem en een managementsysteem? We leggen het uit.
Wanneer heb je dit nodig?
Een digitaal managementsysteem is waardevol zodra je merkt dat processen, documenten en registraties moeilijk bij te houden zijn. Werk je nog met losse bestanden, aparte mappen of papieren formulieren? Dan kost het zoeken naar de juiste informatie onnodig veel tijd, en vergroot je de kans op fouten.
Ook als je organisatie groeit, meerdere vestigingen heeft of moet voldoen aan normen zoals ISO 9001 of BRC, biedt een digitaal systeem uitkomst. Het geeft je grip op wat er speelt, zorgt dat iedereen met de juiste en actuele informatie werkt en maakt audits en inspecties een stuk eenvoudiger.
Voordelen voor jouw organisatie
Een digitaal managementsysteem bespaart tijd, vermindert fouten en geeft iedereen in de organisatie toegang tot de juiste informatie op het juiste moment. Voor organisaties die werken onder normen zoals ISO 9001, BRC of VCA is dat geen luxe, maar een noodzaak.
De belangrijkste voordelen op een rij:
- Centraal beheer: processen, documenten en registraties op één plek, altijd actueel en voor iedereen beschikbaar.
- Minder fouten: geen verouderde versies meer in omloop dankzij automatisch versiebeheer.
- Tijdwinst: routinetaken zoals reminders bij verlopen documenten en notificaties bij openstaande acties worden automatisch afgehandeld.
- Audit-ready: alles is traceerbaar en met een paar klikken beschikbaar tijdens audits en inspecties.
- Schaalbaarheid: het systeem groeit mee met je organisatie, of je nu één vestiging hebt of meerdere.
De Pro-aQt Applicatie maakt jouw managementsysteem beter beheersbaar
Zo werkt de Pro-aQt applicatie
De Pro-aQt applicatie is een modulaire webapplicatie waarmee je jouw managementsysteem volledig digitaal inricht en beheert. Van documentbeheer en versiebeheer tot digitale formulieren en verbeterregistraties. Alles zit in één overzichtelijk systeem. Benieuwd hoe dat er in de praktijk uitziet? Bekijk de video.
Functionaliteiten
Automatisch versiebeheer
Altijd de juiste actuele versie
Digitaal registreren
Geen losse memo’s meer
Documentatie- en registratiebeheer
Met toegekende rollen en autorisatie
Centraal beheer van acties en maatregelen, mis niets door notificaties en reminders
Een kleine greep…
Naast de basisfunctionaliteiten voor het beheren van documenten, processen en de basisformulieren, is er ook een registratiemodule voor de ontwikkeling van formulieren, een centrale verbeterregistratie en een dashboard met relevante managementinformatie.
Handboekmodules met voorbeeldteksten
Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden, er zijn voorbeeldteksten voor elke branche.
Versiebeheer
Altijd jouw actuele procedures beschikbaar
Zelf formulieren maken
Met jouw eigen digitale formulieren is het inscannen van papieren registraties verleden tijd.
Standaardformulieren
Met de standaardformulieren weet je zeker dat je niets overslaat.
Bestandenbeheer
Geen eindeloze zoektochten meer: in de overzichtelijke bibliotheek vind je alle bestanden moeiteloos en snel.
Gebruikersrollen
Bepaal de rechten en rollen voor jouw medewerkers.
Workflow notificaties en reminders
Je mist geen enkel actiepunt meer door de automatische workflow.
Maatregelen en statistieken
Alle maatregelen en taken van jou en jouw medewerkers in één overzicht
Documentatiebeheer
Ons documentatiebeheer-formulier helpt je om documentatie bij te houden, vervaldata in te stellen, notificaties te ontvangen, en de juiste personen te informeren.
Deze organisaties gingen je voor:
|
MARC |
|---|
“Als je werkt met kwetsbare producten als groenten en fruit, moet je kwaliteit on point zijn”
|
MELANIE |
|---|
“Gelukkig weten we inmiddels dat het heel fijn samenwerken is met Pro-aQt; ze schakelen snel en als we ze nodig hebben, zijn ze er ook altijd.”
Trainingen en webinars
Eenmaal aan de slag met het systeem, wil je er ook het maximale uithalen. Via onze gratis webinars blijf je op de hoogte van nieuwe functionaliteiten, praktische toepassingen en ontwikkelingen binnen kwaliteits- en managementsystemen.
We laten niet alleen zien hoe de Pro-aQt applicatie werkt, maar bespreken ook hoe je processen en registraties slim inzet om meer waarde uit je managementsysteem te halen. Denk bijvoorbeeld aan leveranciers- en relatiebeoordelingen, risicobeheersing, verbetermaatregelen of documentbeheer. Onderwerpen die soms voelen als een administratieve verplichting, maar die bij de juiste aanpak juist waardevolle inzichten opleveren voor je organisatie.
Tijdens de webinars delen onze consultants praktische tips, voorbeelden uit de praktijk en bewezen werkwijzen. Daarnaast is er altijd ruimte om vragen te stellen en ervaringen uit te wisselen met andere gebruikers.
Of je nu net begint of al jarenlang met het systeem werkt, er is altijd iets nieuws te leren.
Schrijf je vandaag nog in via de knop hieronder en mis geen enkele update meer. Onze webinars zijn gratis.
