Succesvol een kwaliteitssysteem opzetten: dit zijn 5 tips
In de hedendaagse bedrijfswereld is het ontwikkelen en onderhouden van een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) onmisbaar voor het succes van een organisatie die moet voldoen aan bepaalde eisen en normen. Maar een kwaliteitssysteem opzetten, hoe pak je dit eigenlijk aan? Het vereist meer dan alleen het naleven van normen zoals ISO 9001. Je hebt een diepgaand begrip van de unieke behoeften en doelen van jouw organisatie nodig. In dit artikel geven we je 5 tips voor het opzetten van een KMS.
Inhoudsopgave
1. Begin bij de kern van jouw organisatie
Een succesvol KMS start met het centraal stellen en achterhalen van het doel van jouw organisatie. Het gaat er namelijk om dat het systeem ondersteuning biedt aan de kernactiviteiten en -waarden van jouw organisatie. En niet enkel een vinkje zet bij normeisen. Dit betekent dat je met het opzetten van een KMS begint vanuit de kern van de organisatie en op basis daarvan passende beheersmaatregelen en systemen ontwikkelt.
Lees tip! Wat is een kwaliteitsmanagementsysteem? In dit artikel vertellen we je alles over een KMS.
2. Gebruik het BBO-model als basis
Kleemans BV heeft het BBO-model ontwikkeld, dat staat voor Bewust Beter Ondernemen. Dit model biedt een raamwerk voor de ontwikkeling van een KMS dat echt ondersteunend is aan de bedrijfsdoelstellingen en -cultuur. Het BBO-model helpt organisaties om vanuit hun eigen unieke perspectief en behoeften een effectief kwaliteitsmanagementsysteem op te zetten.
3. De Pro-aQt applicatie: een waardevol hulpmiddel
Om het beheer en de verbetering van een KMS te vereenvoudigen, is er de Pro-aQt applicatie. Deze applicatie is speciaal ontworpen om de ontwikkeling, het beheer en de verbetering van een KMS te ondersteunen. De applicatie heeft functionaliteiten zoals:
- Automatisch versiebeheer
- Formulieren maken
- Digitaal registreren
- Documentatie- en registratiebeheer
- Gebruikersrollen
- Notificaties en dashboards
Deze functies maken het KMS van Pro-aQt een onmisbaar instrument voor moderne organisaties. Maar vergeet niet dat ook verbetermanagement van belang is.
4. Ontwikkel een kwaliteitshandboek
Een belangrijk onderdeel van een KMS is het kwaliteitshandboek. Dit is eigenlijk, naast het BBO-model, de basis van een KMS. Pro-aQt biedt een reeks van voorbeeldhandboeken, geschreven door experts, die als basis kunnen dienen voor jouw eigen systeem. Deze handboeken zijn afgestemd op verschillende sectoren zoals food, zorg en MKB en zijn gebaseerd op normen zoals ISO 22000, ISO 9001 en ISO 27001.
Tip! Wanneer je aan meerdere normen en eisen moet voldoen, is een geïntegreerd kwaliteitsmanagementsysteem een ideale oplossing.
5. Gebruik registratieformulieren voor analyse en verbetering
Hulp bij het vastleggen en analyseren van gegevens over prestaties en processen? Handig! Dat doe je met registratieformulieren. Dit maakt het identificeren van verbeterpunten mogelijk, ondersteunt besluitvorming op basis van feiten en draagt bij aan de continue verbetering van jouw kwaliteitsmanagementsysteem. Denk bijvoorbeeld aan formulieren voor een stakeholderanalyse, SWOT-analyse, risicoanalyse en het melden van afwijkingen.
Lees tip! Wat is het verschil tussen een kwaliteitsmanagementsysteem en een management systeem?
Kwaliteitssysteem opzetten?
Het opzetten van een succesvol kwaliteitssysteem is een proces dat aandacht en toewijding vereist. Start vanuit de kernwaarden en doelstellingen van je organisatie en gebruik hulpmiddelen zoals het BBO-model en de Pro-aQt applicatie. Zo kun je een KMS ontwikkelen dat niet alleen voldoet aan de normen, maar ook daadwerkelijk waarde toevoegt aan je organisatie. Heb je vragen? Neem dan gerust contact met ons op!
