Met alle verschillende medewerkers en functies binnen jouw organisatie is het fijn als je bepaalde zaken kunt versimpelen en afschermen door met gebruikersrechten te werken. Voor een medewerker in het primaire proces moeten bijbehorende werkinstructies en formulieren eenvoudig beschikbaar zijn, terwijl een manager net even wat meer moet kunnen inzien en invullen.

Binnen de applicatie is het mogelijk om op gebruikers- en groepsniveau rollen en rechten toe te kennen. Met vaste gebruikersgroepen stel je vast wat een medewerker wel of niet mag inzien, bewerken of uploaden. Met custom gebruikersgroepen kun je jouw systeem nóg persoonlijker maken voor elke gebruiker door te bepalen welke formulieren, documenten en procedures voor hen relevant zijn. Je maakt daardoor het gebruik niet alleen makkelijker voor jouw medewerkers, je voorkomt ook onnodige vragen over formulieren, documenten of procedures die niet van toepassing zijn voor de betreffende medewerker. Win-win!

Vraagt een externe auditor vooraf al wat documenten toe te sturen? Geef de auditor toegang met het speciale auditor account en hij of zij kan alles met betrekking tot de audit direct terug vinden binnen de applicatie.