Wanneer er een wijziging ontstaat in een proces binnen jouw organisatie, dient deze wijziging verwerkt te worden in de daarvoor bestemde procedure. De aanpassing die gedaan wordt, dient altijd opgeslagen te worden als een nieuwe versie. Dit noemen we versiebeheer. Versiebeheer vanuit bijvoorbeeld Microsoft 365 blijkt vaak lastig en geeft veel soortgelijke bestanden die opgeslagen en beheerd moeten worden. Dit verstoort het overzicht en actuele versies zijn lastig terug te vinden.

Met het managementsysteem van Pro-aQt kun je gemakkelijk jouw versies beheren door middel van verplichte versienummers op elke procedure. Als je een procedure wilt herschrijven kan je deze in concept bewerken. Dit geeft je de mogelijkheid om onverstoord jouw processen te verbeteren zonder dat de wijzigingen gelijk zichtbaar zijn voor medewerkers. Heb jij een procedure aangepast en wil je graag een extra controle op inhoud? Deel jouw aangepaste procedure dan gemakkelijk vanuit de applicatie met een andere gebruiker, zoals een directe collega of een partner expert. De gebruiker ontvangt na het delen een e-mail met daarin de link naar de aangepaste procedure. Door middel van “notes” kan de gebruiker vervolgens opmerkingen delen en/of aanpassingen direct verwerken in de procedure. Is de procedure volledig aangepast en goedgekeurd? Dan maak je hem weer definitief! Pas als de procedure definitief is worden de wijzigingen zichtbaar voor andere medewerkers. Wil je een oude versie inzien? Met één klik op de knop kan je alle oude versies terugvinden én de reden van wijziging inzien.

Meer weten over versiebeheer? Bekijk onderstaande video.