Een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) is een managementinstrument dat je helpt om de kwaliteit van je bedrijfsvoering te waarborgen en te verbeteren. Voor het ontwikkelen, onderhouden en verbeteren van een kwaliteitsmanagementsysteem is de Pro-aQt applicatie een ideaal hulpmiddel. In dit artikel leggen we niet alleen uit wat een kwaliteitsmanagementsysteem is, maar onder andere ook wat het verschil is tussen een kwaliteitsmanagementsysteem en een managementsysteem en wat de voor- en nadelen van een kwaliteitsmanagementsysteem zijn.

Inhoudsopgave

Wat is een kwaliteitsmanagementsysteem?

Een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) is een overzichtelijk geheel van alle vereiste procedures, processen, beleid, resultaten en registraties binnen je organisatie. Een kwaliteitsmanagementsysteem helpt organisaties om de kwaliteit van hun producten en diensten te beheersen en te verbeteren op basis van een kwaliteitshandboek. Het doel is om klanttevredenheid te waarborgen en te voldoen aan wettelijke eisen en regelgeving. Een goed ontworpen management systeem richt zich op het efficiënt sturen van processen, het identificeren van risico’s en kansen en het continu streven naar verbetering.

Een kwaliteitsmanagementsysteem is gebaseerd op de principes van kwaliteitsmanagement, zoals:

Klantgerichtheid: je streeft ernaar om aan de verwachtingen en behoeften van je klanten te voldoen of deze te overtreffen.
Leiderschap: je zorgt voor een duidelijke visie, missie en strategie voor je organisatie en je creëert een cultuur van kwaliteit.
Risicobeheer: je evalueert potentiële risico’s en kansen in de processen en activiteiten van de organisatie en implementeert maatregelen om deze te beheersen.
Procesbenadering: je identificeert, beschrijft, analyseert en optimaliseert de processen die de waarde voor je klanten en je organisatie leveren.
Documentatie en registraties: je documenteert daar waar nodig kwaliteit gerelateerde informatie om transparantie en traceerbaarheid te garanderen.
Betrokkenheid van medewerkers: je zorgt voor een goede communicatie, samenwerking en ontwikkeling van je medewerkers om hun competenties en bewustwording te waarborgen met betrekking tot kwaliteitsnormen en procedures.
Relatiemanagement: je bouwt en onderhoudt goede relaties met je leveranciers, partners en andere belanghebbenden die invloed hebben op je kwaliteit en inventariseert en toetst of je aan elkaars wensen en verwachtingen voldoet.
Besluitvorming op basis van feiten: je verzamelt, analyseert en gebruikt relevante gegevens en informatie om je beslissingen te onderbouwen.
Continue verbetering (PDCA-cyclus): je meet, evalueert en verbetert voortdurend de prestaties van je organisatie en je processen vaak met behulp van methodologieën zoals de Plan-Do-Check-Act (PDCA)-cyclus de zogenaamde Deming cirkel.

Lees ook over ons document management systeem.

Voor wie is een kwaliteitsmanagementsysteem bedoeld?

Kwaliteitsmanagementsystemen zijn ontworpen voor organisaties van elke grootte en sector die streven naar optimalisatie van hun bedrijfsprocessen en productkwaliteit. Het gebruik van een KMS is enorm nuttig als je te maken hebt met strenge regelgeving en kwaliteitsnormen of als je afhankelijk bent van complexe processen. Dit kan variëren van productiebedrijven, dienstverlenende organisaties, zorginstellingen, tot voedselproducenten en techbedrijven. Het doel van een KMS is om organisaties te helpen bij het structureel verbeteren van hun producten en diensten, het verhogen van de klanttevredenheid en het voldoen aan wettelijke eisen en industriestandaarden zoals de ISO 9001 norm.

Lees tip! Het belang van verbetermanagement voor kwaliteitsmanagementsystemen

Waarom is een kwaliteitsmanagementsysteem belangrijk?

Het is belangrijk een kwaliteitsmanagementsysteem te hebben, omdat het jouw organisatie helpt bij het consistent leveren van producten en diensten die voldoen aan de verwachtingen van klanten en relevante wet- en regelgeving. Het draagt bij aan een gestructureerde benadering van kwaliteitsmanagement, waarbij processen continu worden geëvalueerd en verbeterd. Zo verhoog je operationele efficiëntie, verminder je fouten en verspilling en verbeter je de klanttevredenheid en het bedrijfsimago. Bovendien helpt een KMS je bij het identificeren van risico’s en biedt het je een kader voor consistente en voorspelbare resultaten en voortdurende verbetering.

Wat is het verschil tussen een kwaliteitsmanagementsysteem en een managementsysteem?

Een kwaliteitsmanagementsysteem is een specifiek en uitgebreid type managementsysteem dat zich richt op de kwaliteit van de producten en diensten die je levert én op de algehele bedrijfsvoering. Het omvat onder andere het definiëren van kwaliteitsbeleid, doelstellingen, processen en procedures om te voldoen aan klantvereisten en te streven naar continue verbetering. Daarentegen richt een algemeen managementsysteem zich enkel op aspecten van bedrijfsvoering, zoals financiën, personeel, en operaties, zonder zich specifiek op kwaliteitsbeheersing te richten.

Lees hier meer over in ons blog: kwaliteitsmanagementsysteem vs. management systeem

Welke kwaliteitsmanagementsystemen zijn er?

Er bestaan verschillende soorten kwaliteitsmanagementsystemen waarmee je aan verschillende kwaliteitsnormen kunt voldoen, elk gericht op specifieke aspecten van organisatorische kwaliteit en compliance:

Kwaliteitssysteem: zoals ISO 9001, gericht op algemene kwaliteitsmanagementprincipes.
Voedselveiligheidssysteem: bijvoorbeeld ISO 22000 en IFS/BRC, gericht op de veiligheid en kwaliteit van voedselproducten.
Arbo-managementsysteem: zoals ISO 45001, gericht op de gezondheid en veiligheid van werknemers op de werkplek.
Milieumanagementsysteem: bijvoorbeeld ISO 14001, gericht op milieubeheer en duurzaamheid.
Informatiemanagementsysteem: zoals ISO 27001 en NEN 7510, gericht op de beveiliging van informatie en data.

Elk van deze systemen heeft specifieke normen en richtlijnen die organisaties helpen hun specifieke kwaliteitsdoelstellingen te bereiken. Het voordeel van het Pro-aQt systeem is dat het een geïntegreerd managementsysteem is.

Een voorbeeld van een kwaliteitsmanagementsysteem is dus de ISO 9001 norm. Dit is een internationale standaard voor kwaliteitsmanagement die door veel organisaties wordt gebruikt. De ISO 9001 norm stelt eisen aan de manier waarop je bedrijfsprocessen inricht, uitvoert, controleert en verbetert. Dit omvat ook klachtenprocedures en corrigerende maatregelen.

Om aan de ISO 9001 norm te voldoen, moet je een kwaliteitsmanagementsysteem opzetten dat aan deze eisen voldoet. Je kunt je kwaliteitsmanagementsysteem laten certificeren door een onafhankelijke partij, een certificerende instelling, om aan te tonen dat je aan de ISO 9001 norm voldoet.

Er zijn ook andere soorten managementsystemen, zoals een milieumanagementsysteem (o.a. ISO 14001), een voedselveiligheid managementsysteem (o.a. ISO 22000, IFS/BRC), een arbo-managementsysteem (o.a. ISO 45001) of een informatiemanagementsysteem (o.a. ISO 27001 en NEN 7510). Deze systemen hebben elk hun eigen focus en doelstellingen, maar ze kunnen ook geïntegreerd worden in één overkoepelend managementsysteem. Dit wordt ook wel een geïntegreerd managementsysteem genoemd.

Een geïntegreerd managementsysteem

Een geïntegreerd managementsysteem is een managementsysteem dat meerdere aspecten van je bedrijfsvoering omvat, zoals kwaliteit, milieu, duurzaamheid, veiligheid, voedselveiligheid, gezondheid, informatiebeveiliging, cybersecurity, energie, etc. Het doel van een geïntegreerd managementsysteem is om de prestaties van je organisatie op al deze aspecten te beheersen en te verbeteren, en om de synergie en de efficiëntie tussen de verschillende systemen te vergroten. Een voordeel van een geïntegreerd managementsysteem is dat je niet voor elk aspect een apart systeem hoeft op te zetten en te onderhouden, maar dat je gebruik kunt maken van een gemeenschappelijke structuur, terminologie, documentatie en certificering. Dit bespaart tijd, geld en moeite, en voorkomt dubbel werk en tegenstrijdigheden.

Voordelen voor organisaties

Een goed en doordacht opgezet kwaliteitsmanagementsysteem heeft veel voordelen voor je organisatie, zoals:

Klanttevredenheid: door je te richten op de kwaliteit van je producten en diensten, kun je de verwachtingen en behoeften van je klanten beter begrijpen en vervullen. Dit leidt tot meer tevreden en loyale klanten, die meer geneigd zijn om herhaalaankopen te doen, positieve mond-tot-mondreclame te verspreiden en nieuwe klanten aan te brengen.
Efficiëntie en kostenbesparing: door je processen te beheersen en te monitoren, kun je de risico’s en de fouten die de kwaliteit van je producten en diensten kunnen beïnvloeden beter voorkomen of beperken. Dit leidt tot minder ongevallen, incidenten, schade, aansprakelijkheid en reputatieverlies en een hogere winstgevendheid.
Stimulering van innovatie en groei: door je te richten op de verbetering van je organisatie en je processen, kun je de kansen en de risico’s in je markt beter identificeren en benutten. Zo zorg je voor meer innovatie, meer concurrentievoordeel, meer marktaandeel en meer groei.
Compliance en risicobeheer: een kwaliteitsmanagementsysteem helpt bij het naleven van wettelijke eisen en het identificeren en beheren van risico’s, hiermee bevorder je de juridische en operationele stabiliteit.
Verhoging van betrokkenheid en motivatie van de medewerkers: door je medewerkers te betrekken en te motiveren bij het kwaliteitsmanagementsysteem, kun je hun kennis, vaardigheden, competenties en verantwoordelijkheden vergroten. Dit leidt tot meer betrokkenheid, meer motivatie, meer tevredenheid, meer loyaliteit en minder verloop.
Versterking reputatie en imago: door je te richten op de kwaliteit van je producten en diensten, kun je aan de verwachtingen en de eisen van je branche en je stakeholders beter voldoen of overtreffen. Zo verhoog je je reputatie en zorg je voor een sterker imago, meer vertrouwen en meer loyaliteit.
Continue verbetering van processen: door de focus op continue verbetering worden organisaties flexibeler en beter in staat om zich aan te passen aan veranderende marktomstandigheden.

Mogelijke nadelige effecten van een kwaliteitsmanagementsysteem

Hoewel kwaliteitsmanagementsystemen veel voordelen bieden, zijn er ook enkele potentiële nadelen die organisaties kunnen ondervinden bij de implementatie en het onderhoud ervan. Zo kan het certificeringstraject een taai proces zijn en vereist de interpretatie van de normeisen – dus de vertaalslag naar de organisatie – enige ervaring en expertise. Om de nadelen te voorkomen is het belangrijk om een kwaliteitsmanagementsysteem op een doordachte manier te ontwikkelen.

Hier zijn enkele mogelijke nadelen en tips om deze zoveel mogelijk te minimaliseren of zelfs te vermijden:

Implementatiekosten: het opzetten en implementeren van een kwaliteitsmanagementsysteem kan aanzienlijke kosten met zich meebrengen, zoals interne tijdsbestedingskosten, kosten voor consultancy, training, documentatie, audits en certificering. Het inschakelen van een externe deskundige wordt vaak gezien als kostenpost, maar kan juist leiden tot een kostenefficiënter kwaliteitsmanagementsysteem met veel toegevoegde waarde op de langere termijn.
Tijdsintensief: het opzetten en handhaven van een effectief kwaliteitsmanagementsysteem kan veel tijd vergen, vooral tijdens de initiële implementatie. Dit kan leiden tot verstoring van de normale bedrijfsactiviteiten. Interne betrokkenheid is echter belangrijk voor een succesvol kwaliteitsmanagementsysteem, probeer het dan ook niet te zien als extra, maar als zinvolle tijdbesteding.
Overmatige documentatie: een kwaliteitsmanagementsysteem kan vaak gepaard gaan met een aanzienlijke hoeveelheid documentatie en administratieve taken, de zogenaamde papieren tijger, wat als tijdrovend kan worden beschouwd. Belangrijk is om goed het nut en noodzaak te bepalen van welke procedures en instructies ontwikkeld dienen te worden.
Weerstand van medewerkers: medewerkers kunnen weerstand vertonen tegen verandering, met name als het gaat om het volgen van nieuwe procedures en processen die zijn vastgesteld door het kwaliteitsmanagementsysteem. Neem de medewerkers daarom goed mee in het ontwikkelproces en maak ze bewust van waarom bepaalde beheersmaatregelen noodzakelijk zijn.
Te veel nadruk op formaliteiten en normeisen: in sommige gevallen kan er een overdreven nadruk liggen op het voldoen aan de formele normeisen van het kwaliteitsmanagementsysteem, waardoor de echte verbeteringsgerichte mentaliteit verloren kan gaan. Veel normeisen zijn met een goede onderbouwing op verschillende manieren te interpreteren. Zorg er dus voor dat de interpretatie aansluit bij de organisatie.
Risico van overmatige bureaucratie: een kwaliteitsmanagementsysteem kan soms leiden tot een bureaucratische benadering, waarbij de focus te veel op naleving en documentatie ligt. Dan kan ten koste gaan van operationele efficiëntie. Ook hierbij is het belangrijk om uit te gaan van de eigen context en bedoeling van de organisatie.
Beperkte flexibiliteit: een te strikte naleving van het kwaliteitsmanagementsysteem kan soms leiden tot minder flexibiliteit in het aanpassen aan veranderingen, omdat procedures vaak vastliggen. Zie het KMS dan ook als richtlijn en zorg ervoor dat medewerkers vanuit hun eigen professionaliteit blijven nadenken en handelen.
Focus op papierwerk in plaats van echte kwaliteit: in sommige gevallen kan er te veel nadruk liggen op het voldoen aan de documentatievereisten van het kwaliteitsmanagementsysteem, zonder dat dit leidt tot echte verbeteringen in de kwaliteit van producten of diensten. Belangrijk is dan om continu de waaromvraag te stellen, en je af te vragen wat de bedoeling is van een document. Om vervolgens op basis daarvan regelmatig aanpassingen door te voeren.
Complexiteit van certificering: het verkrijgen van een officiële certificering voor het kwaliteitsmanagementsysteem kan een complex proces zijn en vereist vaak aanzienlijke inspanningen en middelen. Tip: zie in ieder geval de auditor van de uitvoerende certificerende instelling niet als politieagent, maar als partner om het kwaliteitsmanagementsysteem te verbeteren.

Het is belangrijk op te merken dat veel van deze nadelen kunnen worden geminimaliseerd of zelfs vermeden. Dit doe je door een goed doordachte implementatie en een voortdurende betrokkenheid van het management te verzorgen bij het kwaliteitsmanagementsysteem.

Een organisatie moet een gebalanceerde aanpak vinden die zowel voldoet aan de vereisten van het kwaliteitsmanagementsysteem als past bij de specifieke behoeften en cultuur van de organisatie. Blijf op zoek gaan naar de toegevoegde waarde voor de organisatie en blijf niet steken op de gedachte dat het moet voor ISO en eventuele andere normen.

Wat kost een kwaliteitsmanagementsysteem?

De kosten van een kwaliteitsmanagementsysteem variëren sterk en zijn afhankelijk van verschillende factoren. Denk aan de grootte en complexiteit van de organisatie, de benodigde normen en de benodigde middelen voor implementatie en onderhoud. De kosten kunnen onder andere bestaan uit uitgaven voor training van personeel, organisatieadvies voor kwaliteitsmanagement, certificering, software en het onderhoud van het systeem.

Kleine organisaties kunnen bijvoorbeeld minder uitgeven door zich te richten op de meest essentiële elementen van het systeem, terwijl grotere organisaties wellicht meer moeten investeren om aan complexere eisen en regelgeving te voldoen.

De implementatie van een kwaliteitsmanagementsysteem

Een kwaliteitssysteem opzetten en het ontwikkelen en onderhouden van een effectief kwaliteitsmanagementsysteem doen wij met het BBO-model (Bewust Beter Ondernemen) van Kleemans BV. Dit model benadrukt dat het succes van een KMS begint bij de kernwaarden en intenties van de organisatie, in plaats van zich uitsluitend te richten op het naleven van externe normen zoals ISO 9001. Het proces omvat diverse stappen, waarbij elk aspect van de organisatie wordt betrokken bij het bevorderen van kwaliteitsmanagement.

De implementatiestappen zijn als volgt:

Formuleren van de missie en visie
Uitvoeren van een contextanalyse
Formuleren van kwaliteitsbeleid, doelstellingen en strategie
Uitvoeren van een risico-/issue analyse
Uitwerken en implementeren van beheersmaatregelen
Monitoren en continu verbeteren

Met het BBO-model stimuleren we bewustzijn en betrokkenheid over het belang van kwaliteit bij alle medewerkers, inclusief het topmanagement. Dit creëert een cultuur waarin iedereen proactief bijdraagt aan kwaliteitsverbetering en het behalen van gestelde doelen. Door het BBO-model toe te passen, kan een organisatie een robuust en effectief kwaliteitsmanagementsysteem ontwikkelen en onderhouden