Verschil Kwaliteitsmanagementsysteem En Management Systeem

Wat is het verschil tussen een kwaliteitsmanagementsysteem en een management systeem?

Moet jouw organisatie voldoen aan bepaalde normen en eisen zoals de ISO 9001? Dan heb je vast gehoord van een kwaliteitsmanagementsysteem en een management systeem. Waarschijnlijk maak je zelfs gebruik van zo’n systeem. Maar wat is eigenlijk het verschil tussen een kwaliteitsmanagementsysteem en een management systeem? Beide zijn belangrijk voor het succes van een organisatie, maar ze dienen verschillende doelen en vereisen een unieke aanpak voor implementatie en beheer. In dit artikel vertellen we je er meer over.

Inhoudsopgave

    1. Wat is een management systeem?
    2. Wat is een kwaliteitsmanagementsysteem?
    3. Het verschil tussen de systemen
    4. Het juiste systeem voor jouw organisatie
    5. Jouw organisatie verbeteren met Pro-aQt

Wat is een management systeem?

Een management systeem is een raamwerk van processen en procedures die gebruikt worden om ervoor te zorgen dat jij als organisatie jouw doelen kan behalen. Deze systemen omvatten alles van financiën en operaties tot human resources. Ze bieden een gestructureerde aanpak van management en helpen bij het efficiënt en effectief leiden van een organisatie.

Wat is een kwaliteitsmanagementsysteem?

Een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) daarentegen, is een subset van het managementsysteem specifiek gericht op het beheren en verbeteren van de kwaliteit binnen de organisatie. Het is ontworpen om consistentie te garanderen, klanttevredenheid te verhogen en de algemene prestaties en efficiëntie van de organisatie te verbeteren. Een KMS is vaak gebaseerd op internationale normen, zoals ISO 9001, die een kader bieden voor kwaliteitsbeheerprocessen en het streven naar continue verbetering.

Meer weten? Lees ons blog: wat is een kwaliteitsmanagementsysteem?

 

Kwaliteitsmanagementsysteem Vs Managementsysteem

Het verschil tussen de systemen

Het voornaamste verschil tussen een kwaliteitsmanagementsysteem en een management systeem ligt in de focus. Terwijl een management systeem gericht is op het algemene beheer van de organisatie, focust een kwaliteitsmanagementsysteem zich op kwaliteitsbeheer en klanttevredenheid als kernpunten. Een KMS integreert continue verbeteringsprocessen om te voldoen aan klanteisen en de algemene efficiëntie te verhogen, iets wat bij een algemeen managementsysteem minder nadrukkelijk aanwezig is.

Het juiste systeem voor jouw organisatie

Sta je voor de keuze tussen een management systeem en een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS)? Overweeg dit: een management systeem helpt je organisatie efficiënt te beheren, terwijl een KMS zich richt op het verbeteren van de kwaliteit en klanttevredenheid, met een nadruk op continue verbetering. Wil je het beste van beide werelden? Dan is een geïntegreerde aanpak iets voor jou. Bij Pro-aQt ondersteunen we je met slimme applicaties, zoals een kwaliteitsmanagementsysteem, die zowel efficiëntie als kwaliteit binnen je organisatie naar een hoger niveau tillen.

Lees tip! Succesvol een kwaliteitssysteem opzetten

Jouw organisatie verbeteren met Pro-aQt

Of je nu op zoek bent naar een manier om de kwaliteit binnen jouw organisatie te verbeteren of een efficiënter managementsysteem wilt implementeren, wij hebben de kennis en de tools om je te helpen slagen. Neem contact met ons op voor meer informatie over hoe onze diensten jouw organisatie kunnen ondersteunen.

Succesvol Een Kwaliteitssysteem Opzetten

Succesvol een kwaliteitssysteem opzetten: dit zijn 5 tips

In de hedendaagse bedrijfswereld is het ontwikkelen en onderhouden van een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) onmisbaar voor het succes van een organisatie die moet voldoen aan bepaalde eisen en normen. Maar een kwaliteitssysteem opzetten, hoe pak je dit eigenlijk aan? Het vereist meer dan alleen het naleven van normen zoals ISO 9001. Je hebt een diepgaand begrip van de unieke behoeften en doelen van jouw organisatie nodig. In dit artikel geven we je 5 tips voor het opzetten van een KMS.

Inhoudsopgave

1. Begin bij de kern van jouw organisatie

Een succesvol KMS start met het centraal stellen en achterhalen van het doel van jouw organisatie. Het gaat er namelijk om dat het systeem ondersteuning biedt aan de kernactiviteiten en -waarden van jouw organisatie. En niet enkel een vinkje zet bij normeisen. Dit betekent dat je met het opzetten van een KMS begint vanuit de kern van de organisatie en op basis daarvan passende beheersmaatregelen en systemen ontwikkelt.

Lees tip! Wat is een kwaliteitsmanagementsysteem? In dit artikel vertellen we je alles over een KMS.

2. Gebruik het BBO-model als basis

Kleemans BV heeft het BBO-model ontwikkeld, dat staat voor Bewust Beter Ondernemen. Dit model biedt een raamwerk voor de ontwikkeling van een KMS dat echt ondersteunend is aan de bedrijfsdoelstellingen en -cultuur. Het BBO-model helpt organisaties om vanuit hun eigen unieke perspectief en behoeften een effectief kwaliteitsmanagementsysteem op te zetten.

3. De Pro-aQt applicatie: een waardevol hulpmiddel

Om het beheer en de verbetering van een KMS te vereenvoudigen, is er de Pro-aQt applicatie. Deze applicatie is speciaal ontworpen om de ontwikkeling, het beheer en de verbetering van een KMS te ondersteunen. De applicatie heeft functionaliteiten zoals:

Deze functies maken het KMS van Pro-aQt een onmisbaar instrument voor moderne organisaties.

4. Ontwikkel een kwaliteitshandboek

Een belangrijk onderdeel van een KMS is het kwaliteitshandboek. Dit is eigenlijk, naast het BBO-model, de basis van een KMS. Pro-aQt biedt een reeks van voorbeeldhandboeken, geschreven door experts, die dus als basis kunnen dienen voor jouw eigen systeem. Deze handboeken zijn afgestemd op verschillende sectoren zoals food, zorg en MKB en zijn gebaseerd op normen zoals ISO 22000, ISO 9001 en ISO 27001.

5. Gebruik registratieformulieren voor analyse en verbetering

Hulp bij het vastleggen en analyseren van gegevens over prestaties en processen? Handig! Dat doe je met registratieformulieren. Dit maakt het identificeren van verbeterpunten mogelijk, ondersteunt besluitvorming op basis van feiten en draagt bij aan de continue verbetering van jouw kwaliteitsmanagementsysteem. Denk bijvoorbeeld aan formulieren voor een stakeholderanalyse, SWOT-analyse, risicoanalyse en het melden van afwijkingen.

Lees tip! Wat is het verschil tussen een kwaliteitsmanagementsysteem en een management systeem?

Kwaliteitssysteem opzetten?

Het opzetten van een succesvol kwaliteitssysteem is een proces dat aandacht en toewijding vereist. Start vanuit de kernwaarden en doelstellingen van je organisatie en gebruik hulpmiddelen zoals het BBO-model en de Pro-aQt applicatie. Zo kun je een KMS ontwikkelen dat niet alleen voldoet aan de normen, maar ook daadwerkelijk waarde toevoegt aan je organisatie. Heb je vragen? Neem dan gerust contact met ons op!

Wat Is Een Kwaliteitsmanagementsysteem

Wat is een kwaliteitsmanagementsysteem?

Een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) is een managementinstrument dat je helpt om de kwaliteit van je bedrijfsvoering te waarborgen en te verbeteren. Voor het ontwikkelen, onderhouden en verbeteren van een kwaliteitsmanagementsysteem is de Pro-aQt applicatie een ideaal hulpmiddel. In dit artikel leggen we niet alleen uit wat een kwaliteitsmanagementsysteem is, maar onder andere ook wat het verschil is tussen een kwaliteitsmanagementsysteem en een managementsysteem en wat de voor- en nadelen van een kwaliteitsmanagementsysteem zijn.

Inhoudsopgave

Wat is een kwaliteitsmanagementsysteem?

Een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) is een overzichtelijk geheel van alle vereiste procedures, processen, beleid, resultaten en registraties binnen je organisatie. Een kwaliteitsmanagementsysteem helpt organisaties om de kwaliteit van hun producten en diensten te beheersen en te verbeteren. Het doel is om klanttevredenheid te waarborgen en te voldoen aan wettelijke eisen en regelgeving. Een goed ontworpen management systeem richt zich op het efficiënt sturen van processen, het identificeren van risico’s en kansen en het continu streven naar verbetering.

Een kwaliteitsmanagementsysteem is gebaseerd op de principes van kwaliteitsmanagement, zoals:

  • Klantgerichtheid: je streeft ernaar om aan de verwachtingen en behoeften van je klanten te voldoen of deze te overtreffen.
  • Leiderschap: je zorgt voor een duidelijke visie, missie en strategie voor je organisatie en je creëert een cultuur van kwaliteit.
  • Risicobeheer: je evalueert potentiële risico’s en kansen in de processen en activiteiten van de organisatie en implementeert maatregelen om deze te beheersen.
  • Procesbenadering: je identificeert, beschrijft, analyseert en optimaliseert de processen die de waarde voor je klanten en je organisatie leveren.
  • Documentatie en registraties: je documenteert daar waar nodig kwaliteit gerelateerde informatie om transparantie en traceerbaarheid te garanderen.
  • Betrokkenheid van medewerkers: je zorgt voor een goede communicatie, samenwerking en ontwikkeling van je medewerkers om hun competenties en bewustwording te waarborgen met betrekking tot kwaliteitsnormen en procedures.
  • Relatiemanagement: je bouwt en onderhoudt goede relaties met je leveranciers, partners en andere belanghebbenden die invloed hebben op je kwaliteit en inventariseert en toetst of je aan elkaars wensen en verwachtingen voldoet.
  • Besluitvorming op basis van feiten: je verzamelt, analyseert en gebruikt relevante gegevens en informatie om je beslissingen te onderbouwen.
  • Continue verbetering (PDCA-cyclus): je meet, evalueert en verbetert voortdurend de prestaties van je organisatie en je processen vaak met behulp van methodologieën zoals de Plan-Do-Check-Act (PDCA)-cyclus de zogenaamde Deming cirkel.

Lees ook over ons document management systeem.

    Voor wie is een kwaliteitsmanagementsysteem bedoeld?

    Kwaliteitsmanagementsystemen zijn ontworpen voor organisaties van elke grootte en sector die streven naar optimalisatie van hun bedrijfsprocessen en productkwaliteit. Het gebruik van een KMS is enorm nuttig als je te maken hebt met strenge regelgeving en kwaliteitsnormen of als je afhankelijk bent van complexe processen. Dit kan variëren van productiebedrijven, dienstverlenende organisaties, zorginstellingen, tot voedselproducenten en techbedrijven. Het doel van een KMS is om organisaties te helpen bij het structureel verbeteren van hun producten en diensten, het verhogen van de klanttevredenheid en het voldoen aan wettelijke eisen en industriestandaarden zoals de ISO 9001 norm.

    Waarom is een kwaliteitsmanagementsysteem belangrijk?

    Het is belangrijk een kwaliteitsmanagementsysteem te hebben, omdat het jouw organisatie helpt bij het consistent leveren van producten en diensten die voldoen aan de verwachtingen van klanten en relevante wet- en regelgeving. Het draagt bij aan een gestructureerde benadering van kwaliteitsmanagement, waarbij processen continu worden geëvalueerd en verbeterd. Zo verhoog je operationele efficiëntie, verminder je fouten en verspilling en verbeter je de klanttevredenheid en het bedrijfsimago. Bovendien helpt een KMS je bij het identificeren van risico’s en biedt het je een kader voor consistente en voorspelbare resultaten en voortdurende verbetering.

    Document Management Systeem

    Wat is het verschil tussen een kwaliteitsmanagementsysteem en een managementsysteem?

    Een kwaliteitsmanagementsysteem is een specifiek en uitgebreid type managementsysteem dat zich richt op de kwaliteit van de producten en diensten die je levert én op de algehele bedrijfsvoering. Het omvat onder andere het definiëren van kwaliteitsbeleid, doelstellingen, processen en procedures om te voldoen aan klantvereisten en te streven naar continue verbetering. Daarentegen richt een algemeen managementsysteem zich enkel op aspecten van bedrijfsvoering, zoals financiën, personeel, en operaties, zonder zich specifiek op kwaliteitsbeheersing te richten.

    Lees hier meer over in ons blog: kwaliteitsmanagementsysteem vs. management systeem

    Welke kwaliteitsmanagementsystemen zijn er?

    Er bestaan verschillende soorten kwaliteitsmanagementsystemen, elk gericht op specifieke aspecten van organisatorische kwaliteit en compliance:

    • Kwaliteitssysteem: zoals ISO 9001, gericht op algemene kwaliteitsmanagementprincipes.
    • Voedselveiligheidssysteem: bijvoorbeeld ISO 22000 en IFS/BRC, gericht op de veiligheid en kwaliteit van voedselproducten.
    • Arbo-managementsysteem: zoals ISO 45001, gericht op de gezondheid en veiligheid van werknemers op de werkplek.
    • Milieumanagementsysteem: bijvoorbeeld ISO 14001, gericht op milieubeheer en duurzaamheid.
    • Informatiemanagementsysteem: zoals ISO 27001 en NEN 7510, gericht op de beveiliging van informatie en data.

    Elk van deze systemen heeft specifieke normen en richtlijnen die organisaties helpen hun specifieke kwaliteitsdoelstellingen te bereiken. Het voordeel van het Pro-aQt systeem is dat het een geïntegreerd managementsysteem is.

    Een voorbeeld van een kwaliteitsmanagementsysteem is dus de ISO 9001 norm. Dit is een internationale standaard voor kwaliteitsmanagement die door veel organisaties wordt gebruikt. De ISO 9001 norm stelt eisen aan de manier waarop je bedrijfsprocessen inricht, uitvoert, controleert en verbetert.

    Om aan de ISO 9001 norm te voldoen, moet je een kwaliteitsmanagementsysteem opzetten dat aan deze eisen voldoet. Je kunt je kwaliteitsmanagementsysteem laten certificeren door een onafhankelijke partij, een certificerende instelling, om aan te tonen dat je aan de ISO 9001 norm voldoet.

    Er zijn ook andere soorten managementsystemen, zoals een milieumanagementsysteem (o.a. ISO 14001), een voedselveiligheid managementsysteem (o.a. ISO 22000, IFS/BRC), een arbo-managementsysteem (o.a. ISO 45001) of een informatiemanagementsysteem (o.a. ISO 27001 en NEN 7510). Deze systemen hebben elk hun eigen focus en doelstellingen, maar ze kunnen ook geïntegreerd worden in één overkoepelend managementsysteem. Dit wordt ook wel een geïntegreerd managementsysteem genoemd.

    Een geïntegreerd managementsysteem

    Een geïntegreerd managementsysteem is een managementsysteem dat meerdere aspecten van je bedrijfsvoering omvat, zoals kwaliteit, milieu, duurzaamheid, veiligheid, voedselveiligheid, gezondheid, informatiebeveiliging, cybersecurity, energie, etc. Het doel van een geïntegreerd managementsysteem is om de prestaties van je organisatie op al deze aspecten te beheersen en te verbeteren, en om de synergie en de efficiëntie tussen de verschillende systemen te vergroten. Een voordeel van een geïntegreerd managementsysteem is dat je niet voor elk aspect een apart systeem hoeft op te zetten en te onderhouden, maar dat je gebruik kunt maken van een gemeenschappelijke structuur, terminologie, documentatie en certificering. Dit bespaart tijd, geld en moeite, en voorkomt dubbel werk en tegenstrijdigheden.

    Voordelen voor organisaties

    Een goed en doordacht opgezet kwaliteitsmanagementsysteem heeft veel voordelen voor je organisatie, zoals:

    • Klanttevredenheid: door je te richten op de kwaliteit van je producten en diensten, kun je de verwachtingen en behoeften van je klanten beter begrijpen en vervullen. Dit leidt tot meer tevreden en loyale klanten, die meer geneigd zijn om herhaalaankopen te doen, positieve mond-tot-mondreclame te verspreiden en nieuwe klanten aan te brengen.
    • Efficiëntie en kostenbesparing: door je processen te beheersen en te monitoren, kun je de risico’s en de fouten die de kwaliteit van je producten en diensten kunnen beïnvloeden beter voorkomen of beperken. Dit leidt tot minder ongevallen, incidenten, schade, aansprakelijkheid en reputatieverlies en een hogere winstgevendheid.
    • Stimulering van innovatie en groei: door je te richten op de verbetering van je organisatie en je processen, kun je de kansen en de risico’s in je markt beter identificeren en benutten. Zo zorg je voor meer innovatie, meer concurrentievoordeel, meer marktaandeel en meer groei.
    • Compliance en risicobeheer: een kwaliteitsmanagementsysteem helpt bij het naleven van wettelijke eisen en het identificeren en beheren van risico’s, hiermee bevorder je de juridische en operationele stabiliteit.
    • Verhoging van betrokkenheid en motivatie van de medewerkers: door je medewerkers te betrekken en te motiveren bij het kwaliteitsmanagementsysteem, kun je hun kennis, vaardigheden, competenties en verantwoordelijkheden vergroten. Dit leidt tot meer betrokkenheid, meer motivatie, meer tevredenheid, meer loyaliteit en minder verloop.
    • Versterking reputatie en imago: door je te richten op de kwaliteit van je producten en diensten, kun je aan de verwachtingen en de eisen van je branche en je stakeholders beter voldoen of overtreffen. Zo verhoog je je reputatie en zorg je voor een sterker imago, meer vertrouwen en meer loyaliteit.
    • Continue verbetering van processen: door de focus op continue verbetering worden organisaties flexibeler en beter in staat om zich aan te passen aan veranderende marktomstandigheden.

    Mogelijke nadelige effecten van een kwaliteitsmanagementsysteem

    Hoewel kwaliteitsmanagementsystemen veel voordelen bieden, zijn er ook enkele potentiële nadelen die organisaties kunnen ondervinden bij de implementatie en het onderhoud ervan. Zo kan het certificeringstraject een taai proces zijn en vereist de interpretatie van de normeisen – dus de vertaalslag naar de organisatie – enige ervaring en expertise. Om de nadelen te voorkomen is het belangrijk om een kwaliteitsmanagementsysteem op een doordachte manier te ontwikkelen.

    Hier zijn enkele mogelijke nadelen en tips om deze zoveel mogelijk te minimaliseren of zelfs te vermijden:

    • Implementatiekosten: het opzetten en implementeren van een kwaliteitsmanagementsysteem kan aanzienlijke kosten met zich meebrengen, zoals interne tijdsbestedingskosten, kosten voor consultancy, training, documentatie, audits en certificering. Het inschakelen van een externe deskundige wordt vaak gezien als kostenpost, maar kan juist leiden tot een kostenefficiënter kwaliteitsmanagementsysteem met veel toegevoegde waarde op de langere termijn.
    • Tijdsintensief: het opzetten en handhaven van een effectief kwaliteitsmanagementsysteem kan veel tijd vergen, vooral tijdens de initiële implementatie. Dit kan leiden tot verstoring van de normale bedrijfsactiviteiten. Interne betrokkenheid is echter belangrijk voor een succesvol kwaliteitsmanagementsysteem, probeer het dan ook niet te zien als extra, maar als zinvolle tijdbesteding.
    • Overmatige documentatie: een kwaliteitsmanagementsysteem kan vaak gepaard gaan met een aanzienlijke hoeveelheid documentatie en administratieve taken, de zogenaamde papieren tijger, wat als tijdrovend kan worden beschouwd. Belangrijk is om goed het nut en noodzaak te bepalen van welke procedures en instructies ontwikkeld dienen te worden.
    • Weerstand van medewerkers: medewerkers kunnen weerstand vertonen tegen verandering, met name als het gaat om het volgen van nieuwe procedures en processen die zijn vastgesteld door het kwaliteitsmanagementsysteem. Neem de medewerkers daarom goed mee in het ontwikkelproces en maak ze bewust van waarom bepaalde beheersmaatregelen noodzakelijk zijn.
    • Te veel nadruk op formaliteiten en normeisen: in sommige gevallen kan er een overdreven nadruk liggen op het voldoen aan de formele normeisen van het kwaliteitsmanagementsysteem, waardoor de echte verbeteringsgerichte mentaliteit verloren kan gaan. Veel normeisen zijn met een goede onderbouwing op verschillende manieren te interpreteren. Zorg er dus voor dat de interpretatie aansluit bij de organisatie.
    • Risico van overmatige bureaucratie: een kwaliteitsmanagementsysteem kan soms leiden tot een bureaucratische benadering, waarbij de focus te veel op naleving en documentatie ligt. Dan kan ten koste gaan van operationele efficiëntie. Ook hierbij is het belangrijk om uit te gaan van de eigen context en bedoeling van de organisatie.
    • Beperkte flexibiliteit: een te strikte naleving van het kwaliteitsmanagementsysteem kan soms leiden tot minder flexibiliteit in het aanpassen aan veranderingen, omdat procedures vaak vastliggen. Zie het KMS dan ook als richtlijn en zorg ervoor dat medewerkers vanuit hun eigen professionaliteit blijven nadenken en handelen.
    • Focus op papierwerk in plaats van echte kwaliteit: in sommige gevallen kan er te veel nadruk liggen op het voldoen aan de documentatievereisten van het kwaliteitsmanagementsysteem, zonder dat dit leidt tot echte verbeteringen in de kwaliteit van producten of diensten. Belangrijk is dan om continu de waaromvraag te stellen, en je af te vragen wat de bedoeling is van een document. Om vervolgens op basis daarvan regelmatig aanpassingen door te voeren.
    • Complexiteit van certificering: het verkrijgen van een officiële certificering voor het kwaliteitsmanagementsysteem kan een complex proces zijn en vereist vaak aanzienlijke inspanningen en middelen. Tip: zie in ieder geval de auditor van de uitvoerende certificerende instelling niet als politieagent, maar als partner om het kwaliteitsmanagementsysteem te verbeteren.

    Het is belangrijk op te merken dat veel van deze nadelen kunnen worden geminimaliseerd of zelfs vermeden. Dit doe je door een goed doordachte implementatie en een voortdurende betrokkenheid van het management te verzorgen bij het kwaliteitsmanagementsysteem.

    Een organisatie moet een gebalanceerde aanpak vinden die zowel voldoet aan de vereisten van het kwaliteitsmanagementsysteem als past bij de specifieke behoeften en cultuur van de organisatie. Blijf op zoek gaan naar de toegevoegde waarde voor de organisatie en blijf niet steken op de gedachte dat het moet voor ISO en eventuele andere normen.

    Wat kost een kwaliteitsmanagementsysteem?

    De kosten van een kwaliteitsmanagementsysteem variëren sterk en zijn afhankelijk van verschillende factoren. Denk aan de grootte en complexiteit van de organisatie, de benodigde normen en de benodigde middelen voor implementatie en onderhoud. De kosten kunnen onder andere bestaan uit uitgaven voor training van personeel, organisatieadvies voor kwaliteitsmanagement, certificering, software en het onderhoud van het systeem.

    Kleine organisaties kunnen bijvoorbeeld minder uitgeven door zich te richten op de meest essentiële elementen van het systeem, terwijl grotere organisaties wellicht meer moeten investeren om aan complexere eisen en regelgeving te voldoen.

    De implementatie van een kwaliteitsmanagementsysteem

    Een kwaliteitssysteem opzetten en het ontwikkelen en onderhouden van een effectief kwaliteitsmanagementsysteem doen wij met het BBO-model (Bewust Beter Ondernemen) van Kleemans BV. Dit model benadrukt dat het succes van een KMS begint bij de kernwaarden en intenties van de organisatie, in plaats van zich uitsluitend te richten op het naleven van externe normen zoals ISO 9001. Het proces omvat diverse stappen, waarbij elk aspect van de organisatie wordt betrokken bij het bevorderen van kwaliteitsmanagement.

    De implementatiestappen zijn als volgt:

    1. Formuleren van de missie en visie
    2. Uitvoeren van een contextanalyse
    3. Formuleren van kwaliteitsbeleid, doelstellingen en strategie
    4. Uitvoeren van een risico-/issue analyse
    5. Uitwerken en implementeren van beheersmaatregelen
    6. Monitoren en continu verbeteren

    Met het BBO-model stimuleren we bewustzijn en betrokkenheid over het belang van kwaliteit bij alle medewerkers, inclusief het topmanagement. Dit creëert een cultuur waarin iedereen proactief bijdraagt aan kwaliteitsverbetering en het behalen van gestelde doelen. Door het BBO-model toe te passen, kan een organisatie een robuust en effectief kwaliteitsmanagementsysteem ontwikkelen en onderhouden

    Wil je meer weten over Pro-aqt?

    Wij kunnen je helpen met ons kwaliteitsmanagementsysteem. Neem contact met ons op voor een gratis demo of neem een kijkje op het YouTube kanaal.

    Persoon Aan Het Werk

    Pro-aQt biedt het digitale document management systeem (DMS) voor kwaliteitsmanagement

    Pro-aQt is een digitaal document management systeem (DMS) dat speciaal is ontwikkeld voor kwaliteitsmanagement. Het systeem helpt organisaties om hun documenten op een efficiënte en effectieve manier te beheren, waardoor ze kunnen voldoen aan de eisen van verschillende kwaliteitsmanagementsystemen (QMS), zoals ISO 9001, BRC of HKZ

    Met Pro-aQt kunnen organisaties hun procesbeschrijvingen en bijbehorende documenten eenvoudig ontwikkelen, opslaan, bekijken, delen en bewerken. Het systeem biedt ook een aantal functies die specifiek zijn ontworpen voor kwaliteitsmanagement, zoals:

    • Efficiënter documentbeheer, door middel van de ingebouwde versiecontrole heb je hier geen omkijken meer naar.
    • Aantoonbare naleving van norm- en kwaliteitseisen.
    • Kwaliteitsregistraties door middel van digitale formulieren.
    • Verbeterde rapportage, op jouw dashboard zie je door middel van grafieken direct wat de staat is van jouw QMS.
    • Auditors kunnen hun eigen toegang krijgen waarmee ze de documenten kunnen bekijken, maar niet aanpassen.
    • Gebruiksgemak, na een korte instructie kun je zelfstandig aan de slag.
    • Cloud-gebaseerd, je kunt niet alleen op elke locatie aan de slag, maar ook het updaten en backups hoef je je niet mee bezig te houden.

    In dit artikel wordt met name de achtergrond van een document management systeem nader toegelicht.

    DMS (document management system)

    In elk bedrijf waar (digitale) informatie een cruciale rol speelt, is het beheren van documenten en gegevens een voortdurende uitdaging. Een Document Management Systeem (DMS) is de oplossing voor het beheren van bestanden, met als gevolg:

    1. Gestroomlijnde processen
    2. Beter teamwork
    3. Verhoogde productiviteit

    De Pro-aQt applicatie bevat de functies van een document management systeem dat speciaal is ontworpen voor kwaliteitsmanagement. De applicatie helpt organisaties om hun procesbeschrijvingen en bijbehorende documenten op een centrale plek te ontwikkelen, te ordenen en te delen. Hierdoor kunnen organisaties hun kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) efficiënter en effectiever beheren.

    Wat is een DMS?

    Een document management systeem is een softwaretoepassing die is ontworpen om het maken, organiseren, opslaan, beheren en delen van digitale documenten binnen een organisatie te vergemakkelijken. Binnen de DMS van Pro-aQt zijn alle relevante kwaliteitsmanagement bestanden terug te vinden. Het DMS fungeert als een gecentraliseerde en gestructureerde hub – een soort van intranet, waarin gebruikers elektronische bestanden, documenten en andere content kunnen opslaan, terugvinden en beheren.

    De belangrijkste functies van een DMS zijn:

    • opslag en archivering
    • versiebeheer
    • zoekfunctionaliteit
    • samenwerking
    • goede beveiliging
    • integratie met andere softwaretoepassingen

    Feitelijk automatiseer je met de Pro-aQt applicatie het beheer van de procesbeschrijvingen en documenten welke nodig zijn voor certificering en is daarmee een document beheer systeeem voor een kwaliteitsmanagement.

    Voor wie is een DMS bedoeld?

    De functionaliteiten van het DMS binnen de Pro-aQt applicatie zijn bedoeld voor bedrijven die hun kwaliteitsmanagementsysteem op een centrale plek willen organiseren en beheren. Deze bedrijven kunnen daardoor makkelijk aantoonbaar richting de certificerende instelling laten zien welke zaken ze hebben geregeld t.a.v. van de normeisen.

    Document Management Systeem

    Waarom is documentbeheer belangrijk?

    Een goed ingericht document management systeem zal bijdragen aan het optimaliseren van bedrijfsprocessen en het verbeteren van de efficiëntie van een organisatie.

    1. Een DMS biedt een (schaalbare) georganiseerde en gestructureerde manier om documenten te ontwikkelen, op te slaan en te beheren. Dit zorgt ervoor dat medewerkers snel en gemakkelijk de benodigde informatie kunnen vinden, wat de productiviteit en besluitvorming versnelt.
    2. Vermindering van papiergebruik door over te stappen op digitale documentatie. Dit draagt ook nog eens bij aan milieubewustzijn en duurzaamheid.
    3. Gegevens kunnen op een veilige manier worden opgeslagen en toegankelijk worden gemaakt voor geautoriseerde gebruikers. Dit vermindert het risico op gegevensverlies, datalekken of ongeautoriseerde toegang tot vertrouwelijke informatie.
    4. DMS-systemen bevorderen samenwerking tussen teamleden doordat ze documenten gemakkelijk kunnen ontwikkelen, delen, bewerken en gezamenlijk aan projecten kunnen werken. In combinatie met versiebeheer werk je altijd met de meest actuele informatie. Dit bevordert teamwork en kennisdeling binnen de organisatie.
    5. Een DMS kan helpen bij het bijhouden van alle vereiste kwaliteitsdocumenten en het aantonen van naleving bij audits. Voor veel organisaties is de aantoonbaarheid in naleving van regelgeving en normeisen cruciaal.

    Wat levert een DMS systeem op?

    Een goed geïmplementeerd document management systeem levert talrijke voordelen op voor een organisatie. Enkele van de belangrijkste opbrengsten zijn de algehele efficiëntie, productiviteit en beveiliging van een organisatie verbeteren.

    DMS in de praktijk: uitdagingen en oplossingen

    DMS-implementatie in de praktijk kan zeker uitdagingen met zich meebrengen. Door proactief met deze uitdagingen om te gaan en passende oplossingen te implementeren, kunnen organisaties toch optimaal profiteren van de voordelen die het biedt.

    Hieronder zijn 4 veelvoorkomende uitdagingen beschreven die organisaties kunnen tegenkomen bij het gebruik van een Document Management Systeem, samen met mogelijke oplossingen:

    1. Acceptatie door Gebruikers

    Het kan een uitdaging zijn om medewerkers te overtuigen van de voordelen van het nieuwe systeem en hen te laten overstappen van hun vertrouwde werkwijzen.

    Oplossing: Investeer in een uitgebreid trainingsprogramma om gebruikers vertrouwd te maken met het DMS en de voordelen ervan te demonstreren. Ook is het belangrijk om het management en sleutelpersonen te betrekken bij het promoten van het gebruik van het DMS. Een gebruiksvriendelijke interface kan ook helpen in de acceptatie.

    2. Gegevensmigratie

    Het overzetten van bestaande documenten naar het DMS kan tijdrovend en complex zijn, vooral als er veel ongestructureerde data is.

    Oplossing: Plan een gedegen gegevensmigratieproces en zorg voor grondige gegevensreiniging en -organisatie voordat je begint met de migratie. Werk eventueel samen met experts om het proces soepel te laten verlopen.

    3. Beveiliging en toegangsbeheer

    Het waarborgen van de veiligheid van vertrouwelijke documenten en het beheren van toegangsrechten voor verschillende gebruikers kan een uitdaging zijn.

    Oplossing: Implementeer sterke beveiligingsmaatregelen, zoals encryptie, meervoudige authenticatie en strikte toegangscontrole. Stel duidelijke beleidsregels op voor het beheer van toegangsrechten en zorg voor regelmatige beoordelingen.

    4. Integratie met bestaande systemen

    Integratie van het DMS met bestaande softwaretoepassingen kan complex zijn, vooral als er meerdere systemen zijn die met elkaar moeten communiceren.

    Oplossing: Werk samen met leveranciers om te zorgen voor naadloze integratie tussen het DMS en andere bedrijfskritische systemen. Overweeg het gebruik van API’s om gegevensuitwisseling te vergemakkelijken. Goed onderhoud en ondersteuning zorgt er vervolgens voor dat het systeem optimaal blijft functioneren.

    Wat is een DMS bestand?

    Een “DMS-bestand” is geen specifiek bestandstype of formaat op zich. Wanneer mensen verwijzen naar een “DMS-bestand”, bedoelen ze meestal een document dat is opgeslagen en beheerd binnen een document management systeem. Dit kan een breed scala aan bestandstypen omvatten, zoals:

    • Tekstbestanden (.docx, .txt, .rtf)
    • Spreadsheet-bestanden (.xlsx, .csv)
    • Presentatiebestanden (.pptx, .ppt)
    • PDF-bestanden (.pdf)
    • Afbeeldingsbestanden (.jpg, .png, .gif)
    • Video- en audiobestanden (.mp4, .mp3)
    • Etc.

    Deze bestanden worden georganiseerd en opgeslagen in mappen en categorieën binnen het DMS, en ze kunnen worden geïndexeerd en geassocieerd met metagegevens om gemakkelijk te worden teruggevonden via zoekopdrachten en filters.

    Welke DMS systemen zijn er en wat past bij mijn organisatie?

    Er zijn talloze document management systemen op de markt, elk met verschillende functies en mogelijkheden. De keuze voor het juiste DMS hangt af van de specifieke behoeften, grootte en complexiteit van jouw organisatie. Enkele bekende DMS-systemen zijn SharePoint (Microsoft), Google Workspace (voorheen G Suite) en Dropbox Business.

    Het is essentieel om eerst de specifieke vereisten van jouw organisatie te identificeren voordat je een DMS kiest. Overweeg factoren zoals de grootte van jouw organisatie, het aantal gebruikers, de gewenste functionaliteiten, integratiemogelijkheden, budget en beveiligingsvereisten. Vaak kan je demo’s bekijken of aanvragen, proefversies testen en referenties controleren voordat je een definitieve keuze maakt.

    Wat kost een DMS systeem?

    Over het algemeen kunnen de kosten van een document management systeem variëren van enkele duizenden euro’s tot tienduizenden euro’s, afhankelijk van de complexiteit en schaal van het systeem en de vereisten van jouw organisatie. Verschillende factoren, zoals de omvang van de organisatie, het aantal gebruikers, de gewenste functionaliteiten en het type DMS (on-premises of cloudgebaseerd) hebben invloed op de prijs.

    Aspecten die bepalend zijn voor de kosten van een DMS zijn licentiekosten, implementatiekosten, onderhoudskosten, opslagkosten en integratiekosten. Eventueel kan er geïnvesteerd worden in opleidingskosten voor het trainen van jouw medewerkers om het DMS effectief te gebruiken.

    De implementatie van een DMS

    De implementatie van een document management systeem is een belangrijk proces dat zorgvuldige planning en aandacht voor detail vereist. Door zorgvuldig te plannen en een gestructureerde aanpak te volgen, kan een succesvolle implementatie worden gegarandeerd, wat uiteindelijk zal bijdragen aan het verbeteren van documentbeheer en het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Met de volgende 10 fases kan je rekening houden:

    1. Behoefteanalyse
    2. Selectie van het juiste DMS
    3. Planning
    4. Gegevensvoorbereiding
    5. Gegevensmigratie
    6. Configuratie en aanpassing
    7. Training
    8. Implementatie en testen
    9. Feedback en optimalisatie
    10. Ondersteuning en onderhoud

    Wil je meer weten over Pro-aqt?

    Neem dan contact met ons op voor een gratis demo of neem een kijkje op het YouTube kanaal.

    https://youtu.be/6GUG4WvN6o0